beres bos : Tip mengurus rutin harian pejabat
Tajuk : Beres Bos (Tip Mengurus Rutin Harian Pejabat)
Penulis : Samsudin Wahab
Penerbit : PTS Professional Sdn BHd
Pengulas : AINE NADDIA BT SAMIN |
 |
PERJALANAN aktiviti dalam pejabat lazimnya dilaksanakan oleh kakitangan.
Jika kakitangan bergerak dengan pantas dan efesien ianya sekaligus
memperlihatkan bahawa pejabat tersebut akan berfungsi dengan baik. Perlu
diketahui bahawa pejabat adalah pusat maklumat syarikat, disinilah maklumat
dicerna, dianalisis, diproses, diagihkan dan dikongsi bersama dalam bentuk
yang dapat dimanfaatkan oleh semua warga syarikat. Walaupun ramai tidak
suka dengan kerenah birokrasi yang terdapat di pejabat, namun tidak ada
siapa dapat menafikan pentingnya aktiviti-aktiviti yang berjalan di pejabat.
Bagi memudahkan pemahaman pembaca mengenai dengan cara-cara
mengurus rutin harian pejabat isi kandungan buku Beres Boss, Tip Mengurus
ini dibahagikan kepada 21 bab iaitu:-
- Bab 1 – Mengurus surat
- Bab 2 – Urus Fail
- Bab 3 – Urus Mesyuarat
- Bab 4 – Mengurus Cuti
- Bab 5 – Telefon
- Bab 6 – Mengurus Kertas
- Bab 7 – Urus Acara
- Bab 8 – Mengurus Maklumat
- Bab 9 – Bisnes Luar
- Bab 10 – Mengurus Ruang Pejabat
- Bab 11 – Ketetapan Masa
- Bab 12 – Urus Laporan
- Bab 13 – Urus Borang Tuntutan
- Bab 14 – Menggunakan Internet
- Bab 15 – Urus Belian
- Bab 16 – Urus Kewangan
- Bab 17 – Pengurusan Stok
- Bab 18 – Urus Tunai Pejabat
- Bab 19 – Semangat Berpasukan
- Bab 20 – Menyelia Staf
- Bab 21 – Keselamatan dan Kesihatan
Daripada Bab 2 Urus Fail secara umumnya terdapat dua jenis pengelasan fail
iaitu Pengelasan fail mengikut abjad dan mengikut nombor. Pengelasan fail
mengikut sistem nombor adalah lebih baik berbanding abjad. Kebaikannya adalah:-
- Memudahkan penyimpanan rekod bagi item yang terlalu banyak saiz dan spesifikasi.
- Mengelakkan kakitangan pejabat keliru dengan bahasa berbeza yang digunakan oleh individu yang berlainan.
- Menyeragamkan panggilan material oleh semua jabatan dalam syarikat sama ada jabatan pengeluaran, pemasaran dan bahagian belian yang bertanggungjawab membuat tempahan.
- Membantu kakitangan di unit stor membuat laporan pergerakan bahan.
- Membantu memudahkan pengiraan inventori pada hujung tahun.
- Memudahkan pihak pengurusan membuat keputusan berkenaan cara penyeliaan stok lebihan.
- Memudahkan pihak pengurusan menentukan sistem pengangkutan bagi membawa masuk bahan.
Sungguhpun demikian biar apa pun sistem penamaan fail yang dipilih, semua
kakitangan pejabat yang bertugas di bahagian fail perlu memahami dan
mengingati penggunaan kod yang mewakili sesuatu barangan atau perkara.
Dalam bab 7 mengenai dengan urus acara, bagi menjayakan acara
perancangan yang teliti perlu diadakan. Terdapat beberapa langkah yang
boleh diambil bagi menjayakan sesuatu perlaksanaan acara iaitu merancang,
melaksana, menyemak dan mengambil tindakan pembetulan.
Walaupun kakitangan berkerja mengikut sistem dalam pengurusan adalah
penting dalam sesebuah jabatan mempunyai semangat berpasukan.
Pentingnya semangat berpasukan ini akan melahirkan kemahiran ahli
kumpulan, boleh membuat perkongsian matlamat dan objektif, dapat
memotivasikan individu, cekap dalam membuat keputusan sekaligus
menambah pengalaman yang sedia ada.
Untuk menyelia atau mengawal staf perlu adal empat asas utama iaitu
merancang, melaksana, memeriksa dan bertindak. Perancangan penting
kerana ia adalah merupakan hala tuju syarikat. Dalam tugasan menyelia,
pengurus perlu memastikan kakitangan pejabat melaksanakan perancangan
yang telah ditetapkan. Apabila pelaksanaan telah dibuat adalah perlu
menjalankan pemeriksaan. Tindakan adalah bagi membetulkan kepincangan
yang berlaku hasil daripada pemeriksaan tersebut.
Bagi menjamin kebajikan kakitangan majikan juga adalah wajib mempastikan
semua pekerja dibawah seliaan mereka mendapat khidmat insurans individu
ataupun berkelompok bagi memastikan mereka mendapat pampasan apabila
berlaku kemalangan semasa bekerja di pejabat. Insurans juga dapat
melindungi pendapatan pekerja jika mengalami kemalangan semasa dalam
perjalanan ke tempat kerja.
Buku ini sesuai dibaca dan dimiliki terutama bagi mereka yang berminat dalam
bidang kerjaya pejabat, kakitangan, pengurus dan penyelia yang bekerja di
pejabat. Secara keseluruhan tip-tip yang diberi meliputi pengurusan dokumen,
maklumat, kewangan dan komunikasi.
Sila lawati katalog online Perpustakaan Negeri Sabah di www.ssl.sabah.gov.my atau hubungi 088-256192 untuk mengetahui
ketersediaan buku ini.
Oleh kerana buku-buku mungkin mengambil masa untuk dihantar ke
perpustakaan di luar Kota Kinabalu, sila berhubung dengan perpustakaan
terdekat untuk tempahan pinjaman.